In azienda, la gestione ordinaria delle attività richiede organizzazione, anche sotto il profilo documentale. L’archivio è uno strumento imprescindibile che consente di registrare, tracciare e reperire dati, informazioni e documenti. Infatti, la coerenza che si genera tra i documenti aventi uno stesso fine, che vengono prodotti e correlati tra loro - legati sotto il profilo fisico o logico, a seconda che si tratti di documentazione cartacea oppure informatica - va indirizzata tramite l’applicazione di precise metodologie.
L’archivio, ordinato secondo regole predeterminate, permette così di ricostruire le fasi dell’iter decisionale, di comprendere le modalità di conduzione delle attività, di cogliere, anche a distanza di tempo, lo scopo e il significato di quanto è stato disposto dai diversi soggetti coinvolti e di avere evidenza di tutte le iniziative intraprese e della qualità del risultato finale. Inoltre, è deputato alla custodia della memoria storica di chi lo ha formato, delle azioni compiute dai singoli, delle ricerche, delle scoperte, dei prodotti realizzati, che hanno portato a un processo tangibile di accrescimento culturale e sociale così come al progresso, alla costruzione di consuetudini e tradizioni, tramandati di generazione in generazione, anche grazie alle fonti documentarie.
La valorizzazione di tutte queste informazioni ai fini culturali, tramite iniziative di comunicazione e divulgazione, consente di preservare la storia di istituzioni pubbliche e private impedendone l’oblio. Proprio per questo, in occasione della “Giornata Internazionale degli Archivi”, abbiamo chiesto a Elena Lisi, che in Leonardo Global Solutions (LGS) si occupa di Servizi di Archiviazione, Gestione e Conservazione Documentale, di accompagnarci in un viaggio di approfondimento alla scoperta della conservazione dei documenti in azienda e di come la tecnologia possa aiutare nei processi di gestione e conservazione.
Quali attività svolge il servizio di gestione e conservazione documentale?
Nell’ambito del servizio abbiamo creato un centro di competenza sulla gestione e conservazione dei documenti informatici che si occupa della redazione di documenti d’indirizzo e manuali, dell’analisi delle tipologie documentali e della definizione dei requisiti funzionali per la digitalizzazione e l’implementazione dei flussi a sistema.
Con il servizio di archiviazione fisica è stato avviato anche un processo di centralizzazione di tutti gli archivi cartacei di Leonardo, presenti all’interno dei vari siti del Gruppo e presso fornitori terzi, così da garantirne la consultazione in tempi standard e liberare aree negli stabilimenti, efficientando il processo di tutela e reperimento della documentazione e liberando al contempo spazi da dedicare al business.
L’obiettivo è la creazione di un archivio ibrido consultabile dagli utenti tramite un unico punto di accesso informatico, che consenta la gestione organizzata della documentazione cartacea, sottoposta a procedure di scansione, con tracciamento del collegamento logico tra l’originale cartaceo in deposito e la relativa copia informatica generata e archiviata nell’archivio digitale, gestita con le stesse logiche del documento born digital.
Come sta evolvendo il servizio di gestione e conservazione documentale in LGS?
Ci siamo dotati di una struttura organizzativa composta da specifiche figure responsabili (Responsabile della gestione documentale e Responsabile della conservazione) in linea con le previsioni normative in materia. Il target di riferimento tecnologico punta all’adozione di un’unica piattaforma, integrata con tool intelligenti, che supporti l’efficacia e l’efficienza dei processi correlati alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, attraverso l’automazione, allo scopo di facilitare e velocizzare l’iter di conduzione delle attività e il reperimento dei dati e delle informazioni. Inoltre, la messa in sicurezza dei documenti, tramite l’aderenza delle procedure - in particolare quelle relative alla cyber security e alla data protection – così come dei requisiti dei sistemi alla normativa nazionale, ne garantisce l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità nel tempo.
L’applicazione della tecnologia ai processi documentali può essere vista come un’opportunità?
Partiamo dal presupposto che l’innovazione dei processi richiede ai singoli una revisione del proprio modo di lavorare, necessita di lungimiranza e vision strategica e di assegnazione di nuovi ruoli e responsabilità. L’adozione di strumenti tecnologici, per l’elaborazione dei documenti, sta determinando una revisione delle tradizionali procedure di archiviazione e, con esse, del contesto di produzione. Infatti, il documento si configura oggi non più solo come un oggetto di natura analogica, dotato di un supporto fisico cartaceo, ma come documento informatico (sequenza di bit) maggiormente dinamico, il cui utilizzo richiede l’adozione di infrastrutture, formati e programmi che comportano un significativo rischio di obsolescenza e, quindi, di mancata intellegibilità dei contenuti nel tempo. L’obiettivo è quello di andare verso la redazione di documenti nativi informatici e l’impiego di un applicativo di gestione documentale per l’archiviazione, dotato di efficienti logiche di descrizione e ricerca, così da poter tracciare e monitorare le operazioni compiute a sistema e agevolare il reperimento, la conservazione e la fruizione dei documenti nel tempo.
Tutto ciò porterebbe a dei forti sviluppi nel campo della sostenibilità perché, attraverso il graduale azzeramento della produzione di carta, si eviterà l’eccessiva duplicazione dei file che, da una parte, rende complessi le attività di selezione, il monitoraggio dei tempi di conservazione e l’applicazione delle procedure di eliminazione di documenti e fascicoli e, dall’altra, dispersiva l’attività di ricerca.
In bilico tra passato e futuro, creati per conservare la memoria dei saperi, delle conoscenze, delle pratiche, delle azioni sociali, delle vite umane e, allo stesso tempo, dotati di un potere generativo capace di svelare ciò che custodiscono, gli archivi sono evoluti attraverso il tempo seguendo i cambiamenti nel mondo del diritto, della comunicazione, dell’innovazione tecnologica, e sono tuttora in costante divenire, attraversati da un ampio e complesso dibattito interdisciplinare.
Nel nostro caso, gli archivi custodiscono la nostra memoria culturale aziendale, delle tante persone che vi hanno contribuito e, allo stesso tempo, conservano anche importanti informazioni operative, proiettandoci nel futuro con la costruzione e definizione di nuove pratiche e processi e attraverso la ricerca e il ricorso a tecnologie sempre più innovative.